Strategische Ziele sind schön, umgesetzte Ziele sind besser!

Mit Strategien verhält es sich häufig wie mit Neujahrsvorsätzen: Man kreiert sie in einer Situation hoher Motivation und Zuversicht, verfolgt sie für einen überschaubaren Zeitraum mit Leidenschaft und Konsequenz – so lange bis sich alte Gewohnheiten wieder durchsetzen oder die Betriebsamkeit des Alltags überhandnimmt. Das so emotional gefasste Ziel tritt in den Hintergrund, irgendwann vergisst man es sogar. Spätestens dann ist alles wieder beim Alten.

Agile Strategieumsetzung
Strategie ohne Umsetzung ist wertlos! Agile Strategieumsetzungsmethoden versuchen ganz bewusst dieses Phänomen einzudämmen, indem sie in ihrem Ansatz den strate­gischen als auch den operativen Fokus kombinieren. Wir haben in den letzten beiden Blogbeiträgen erfahren, wie eine Strategie mit Hilfe einer Agile Strategy Map effizient entwickelt werden kann. Heute schaffen wir den Link zur operativen Umsetzung dieser Strategie mit Hilfe eines Kanban Boards. Ein Kanban Board ist im Prinzip eine Liste, die dabei unterstützt operative Tätig­keiten abzuwickeln, indem sie alle relevanten Tätigkeiten aufzeigt, den Fortschritt darstellt und damit auch allfällige Änderungen oder Hindernisse sofort transparent für alle macht. Die Kanban-Methode kann mit Hilfe eines physischen Boards, eines digitalen Tools oder einfach mit Hilfe eines Flipcharts oder Blattes Papier umgesetzt werden.

Kanban für die Umsetzung strategischer Ziele
Für unser Musterbeispiel haben wir das Kanban Board auf einem Flipchart dargestellt (siehe Abbildung). Die verschiedenen Tasks werden auf Post-its niedergeschrieben. Wir erinnern uns daran, dass wir bei agilen Strategieentwicklungsmethoden einen Bottom-up Ansatz leben, das heisst, wir beginnen mit den Elementen am unteren Ende der Wirkungs­kette – den Notwendigen Bedingungen, dargestellt als NCs (Necessary Conditions). Damit diese erfüllt werden, müssen Aufgaben (tasks) umgesetzt werden. Ihre Abarbeitung dokumentieren wir im Kanban Board, indem wir sie von der Spalte „Tasks“ bis in die Spalte „Erledigt“ schieben. Im Detail sieht die Vorgehensweise wie folgt aus:

• Reihenfolge festlegen: Priorisieren Sie sowohl Ihre Erfolgsfaktoren (CSF und PSF) als auch Ihre Notwendigen Bedingungen (NC) auf Ihrer Agile Strategy Map. Damit legen Sie fest, in welcher Reihenfolge Ihre NCs abgearbeitet werden.
• Umsetzung starten: Entsprechend der festgelegten Priorisierung übernehmen Sie nun jene Aufgaben (NCs) in das Kanban Board, die als erste abgearbeitet werden sollen. Dafür müssen Sie die jeweiligen NCs in konkrete Aufgabenschritte (tasks) herunterbrechen. Ziehen Sie nur so viele NCs in Ihr Kanban Board wie Sie realistischer Weise auch innerhalb eines Monats abarbeiten können. Dokumentieren Sie den Fortschritt regelmäßig, indem Sie Ihre Aufgaben in die Spalten „Fortschritt“ oder „Erledigt“ weiterschieben.
• Fortschritt auf Strategy Map visualisieren: Aktualisieren Sie auch den Fortschritt auf der Strategy Map, indem Sie zum Beispiel kennzeichnen, welche NCs oder CSFs gerade in Arbeit sind oder welche unter Umständen gestoppt werden mussten (siehe Abbildung). Durch diese kombinierte Arbeit mit der Agile Strategy Roadmap verlieren Sie Ihr Strate­gisches Ziel nicht aus den Augen. Gleichzeitig können Sie allfällige Änderungen, die sich im Zuge des operativen Abarbeitens ergeben, ergänzen. Damit überprüfen Sie indirekt auch immer wieder, ob Ihre strate­gischen Ziele realistisch umsetzbar sind.

Agile Strategiearbeit in KMU
In meiner Arbeit mit KMU unterschiedlicher Branchen werde ich immer wieder darin bestätigt, dass agile Arbeitsweisen für KMU äusserst praktikabel sind. In Wirklichkeit sind sie das, was viele KMU seit vielen Jahren praktizieren: kurze, regelmässige Abstimmungen, schnelle Entscheidungswege oder flexibles Reagieren auf Veränderungen. Methoden wie die Agile Strategy Map oder Kanban geben dieser Arbeitsweise einen professionellen Rahmen, den ich auch KMU sehr empfehle. Nicht um Dinge komplizierter, sondern offen­sichtlicher zu machen. Zum einen motivieren Sie nämlich Ihre Mitarbeiter, wenn diese Fortschritte auch wirklich sehen und zum anderen verhindern Sie, dass sich ständiges Verschieben von Terminen, Nicht-Erledigen von Tätigkeiten oder sonstige Ineffizienz einschleichen.

Vorlagen für Kanban-Boards stehen online zum Teil zum kostenlosen Download zur Verfügung. Zwei Beispiele dafür finden Sie hier:

• Kanban Board für MS Excel – in Englisch
• Online-Kanban Board jedoch mit eingeschränkter Nutzung ohne Abonnement – in Englisch

Herzlichst,
Ihr Urs Frey

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